Order

ORDER wird seit 2016 vom Gurtenfestival und vom Openair Frauenfeld genutzt, um die Prozesse rund um Bedarfsplanung und effektive Bestellung von Material und Dienstleistungen zu koordinieren.

Pro Jahr und Event werden am Gurtenfestival über 300 Bestellungen komplett digital abgewickelt. Darin enthalten sind über 14’000 Artikel. Vierzehntausend. Dabei gehen keine mehr vergessen. Ok, fast keine.

für wen ist Order das perfekte Modul?

ORDER bietet die Möglichkeit die gesamte Bedarfs- und Materialplanung von Veranstaltungen digital abzuwickeln. Alle Bedarfsgruppen (Partner*innen, Ressorts, Teams, Standorte) können Dienstleistungen, Infrastruktur, Artikel oder Bewilligungen bestellen. Für all diese Bestellungen dient ORDER als Kommunikationsplattform, auf der die Bedarfsgruppen weitere Details übermitteln und die Administrator*innen sie über den Status Ihrer Bestellung informieren können.

Ist eine Schulung notwendig?

Eventon empfiehlt neuen Nutzer*innen des ORDER-Moduls ein Coaching. Der Aufwand für die Vorbereitungsarbeiten (Das Erfassen der Stammdaten wie Kund*innen, Artikel) beginnt erfahrungsgemäss ca. 8-12 Monate vor dem Event und nimmt wöchentlich ca. 3-5 Stunden in Anspruch (je nach Komplexität des Events).

Mir fehlt ein Feature. Ist Order deshalb das falsche Tool für mich?

Du brauchst etwas? Melde dich! Eventon arbeitet eng mit seinen Nutzer*innen zusammen, um deren Bedürfnisse bestmöglich abzubilden. Basierend auf Rückmeldungen werden jährlich Erweiterungen und Verbesserungen im Modul umgesetzt. Diese stehen anschliessend allen Nutzer*innen zur Verfügung.

Welche schnittstellen zu anderen Eventon-Modulen gibt es?

Dank der Schnittstelle zu ACCESS können Tickets für Bestellungen automatisch generiert und den Besteller*innen zum Download zur Verfügung gestellt werden. So kann zum Beispiel Partner*innen und Sponsor*innen eine Quota an Tickets zur Verfügung gestellt werden, zudem ist es möglich, zusätzliche Tickets via ORDER zu bestellen und zu verrechnen.

Wie schaut der nutzungsablauf aus?

Eventon setzt den neuen Mandant auf. Zusammen mit dem/der Verantstalter*in werden danach alle Grundeinstellungen im Backend vorgenommen. Danach können Events und alle Inhalte grundsätzlich von den Nutzer*innen selbst erfasst und bearbeitet werden.

Sind IT-KEnntnisse zur bedienung von staff nötig?

Zum Verwenden der Software sind im Team des Veranstalters/der Veranstalterin Kompetenzen im Bereich der Materialverwaltung und Kommunikation (Kontakt zu verschiednen Bedarfsgruppen, Texte verfassen, usw.) notwendig.

Zur Erledigung der verschieden Aufgaben in der Software sind zudem unterschiedliche IT-Kenntnisse vorausgesetzt:

• Stufe 1: Diese Funktionen sind selbsterklärend und ohne spezifische IT-Vorkenntnisse durchführbar.
• Stufe 2: Diese Funktionen erfordern vom Nutzenden rudimentäre IT-Kenntnisse (Datenverarbeitungsprogramme, z.B. Excel).
• Stufe 3: Diese Funktionen erfordern IT-Kenntnisse (Erfahrung mit CMS, z.B. Wordpress).
• Stufe 4: Diese Funktionen erfordern Fachwissen im Bereich IT/Datenbanken/Hosting.

Wie hoch ist der Zeitaufwand vor einem Event?

• Ein einmaliger Initialaufwand, bei dem alle Artikel und Sortimente eingepflegt werden, kann je nach Anzahl und Komplexität einige Tage bis Wochen dauern (Stufe 2).
• Vorbereitungsarbeiten (Versenden der Logins für die bestellberechtigten Personen) beginnen ca. 6 Monate vor dem Event und nehmen einmalig ca. 8h in Anspruch (Stufe 2).

Die oben angegebenen Aufwände basieren auf bisherigen Erfahrungen und können variieren, falls die ausführenden Personen über- oder unterqulifiziert sind. Diese Punkte sind als Hilfestellung zu verstehen, um das ORDER-Modul für einen Event bestmöglich vorzubereiten. Die angegebenen Aufwände inkludieren Abklärungen und die Datenvorbereitung. Die reine Konfiguration in der Software dauert meist nur einen Bruchteil der angegebenen Zeit.