Staff

Das STAFF Modul wird seit 2022 erfolgreich an verschiedenen Grossveranstaltungen eingesetzt. So wurde am Gurtenfestival 2022 die gesamte Mitarbeiter*innen Planung, Einteilung und Abrechnung – vom Aufbau, über den Festivalbetrieb bis hin zum Abbau – über STAFF abgewickelt. Insgesamt wurden so über 1400 Mitarbeiter*innen effizient verwaltet.

Am Openair Frauenfeld wurden im Jahr 2022 ebenfalls alle freiwilligen Helfer*innen mittels STAFF eingeteilt und verwaltet.

für wen ist staff das perfekte Personal-Modul?

STAFF kann den gesamten Prozess von der Personalsuche bis zur elektronischen Lohnmeldung digital abzubilden. Dabei steht die Flexibilität in der Anwendung im Vordergrund. STAFF hilft, Personal effizient zu verwalten. Manuelle Kommunikation und Administrationsaufgaben werden automatisiert und minimieren damit den Aufwand bei der Suche, Planung, Einteilung sowie der Abrechnung von Personal.

Welche schnittstellen zu anderen Eventon-Modulen gibt es?

Dank der Schnittstelle können Tickets für Mitarbeiter*innen automatisch generiert und ihnen im persönlichen Profil im Modul ACCESS zur Verfügung gestellt werden. Zusatzleistungen – wie zum Beispiel ein T-Shirt – werden bei der Einteilung automatisch im Modul ORDER bestellt und minimieren so den manuellen Kommunikationsaufwand zwischen den einzelnen Ressorts.

Mir fehlt ein Feature. Ist Staff deshalb das falsche Tool für mich?

Du brauchst etwas? Melde dich! Eventon arbeitet eng mit seinen Nutzer*innen zusammen, um deren Bedürfnisse bestmöglich abzubilden. Basierend auf Rückmeldungen werden jährlich Erweiterungen und Verbesserungen im Modul umgesetzt. Diese stehen anschliessend allen Nutzer*innen zur Verfügung.

Sind IT-KEnntnisse zur bedienung von staff nötig?

Zum Verwenden der Software sind im Team des Veranstalters/der Veranstalterin Kompetenzen in den Bereichen Mitarbeiter*innen-Verwaltung (Schichtplanung) und Kommunikation notwendig.
Zur Erledigung der verschieden Aufgaben in der Software sind zudem unterschiedliche IT-Kenntnisse vorausgesetzt:

• Stufe 1: Diese Funktionen sind selbsterklärend und ohne spezifische IT-Vorkenntnisse durchführbar.
• Stufe 2: Diese Funktionen erfordern vom Nutzenden rudimentäre IT-Kenntnisse (Datenverarbeitungsprogramme, z.B. Excel).
• Stufe 3: Diese Funktionen erfordern IT-Kenntnisse (Erfahrung mit CMS, z.B. Wordpress).
• Stufe 4: Diese Funktionen erfordern Fachwissen im Bereich IT/Datenbanken/Hosting.

Ist eine Schulung notwendig?

Eventon empfiehlt neuen Nutzer*innen des STAFF-Moduls ein Coaching. Der Aufwand für die Vorbereitungsarbeiten (Formulare und Schichtgruppen erstellen) beginnt erfahrungsgemäss 6 Monate vor dem Event und nimmt wöchentlich ca. 3 bis 5 Stunden in An-spruch (je nach Komplexität des Events).

Wie schaut der nutzungsablauf aus?

Eventon setzt den neuen Mandanten auf. Zusammen mit dem/der Verantstalter*in werden danach alle Grundeinstellungen im Backend vorgenommen. Danach können Events und alle Inhalte von den Nutzer*innen selbst erfasst und bearbeitet werden.

Wie hoch ist der Zeitaufwand vor einem Event?

• Erfassen der Stammdaten/erster Event: einmalig ca. 1 Arbeitstag à 8h (Stufe 2).
• Schichtpläne erstellen: ca. 5 Arbeitstage (je nach Komplexität des Events) (Stufe 2).
• Löhne erstellen: ca. 2-3 Arbeitstage (je nach Komplexität des Events) (Stufe 2).

Die oben angegebenen Aufwände basieren auf bisherigen Erfahrungen und können variieren, falls die ausführenden Personen über- oder unterqulifiziert sind. Diese Punkte sind als Hilfestellung zu verstehen, um das STAFF-Modul für einen Event bestmöglich vorzubereiten. Die angegebenen Aufwände inkludieren Abklärungen und die Datenvorbereitung. Die reine Konfiguration in der Software dauert meist nur einen Bruchteil der angegebenen Zeit.